Gestión de Documentos Electrónicos
Nuestro Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos es una solución diseñada para facilitar la organización, almacenamiento, recuperación, y manejo seguro de documentos digitales en una institución. Buscamos mejorar la eficiencia operativa, reducir el uso de papel, y garantizar la accesibilidad y protección de la información. Su implementación responde a la necesidad de modernizar y optimizar los procesos de gestión documental, brindando una plataforma centralizada y eficiente para el manejo de información.
- Repositorio centralizado para almacenar y gestionar todos los documentos electrónicos de la institución
- Acceso rápido y controlado a los documentos.
- Mecanismos de búsqueda avanzados para localizar documentos con facilidad.
- Mejora la gestión de documentos.
- Uso de la firma electrónica
- Cumplimiento con el marco normativo.
Componentes
Gestión de Documentos
Sistema de Gestión de Documentos
Aplicación móvil iOS / Android
Realización de trámites y servicios a través de aplicación móvil en iOS y Android
Tablero de Firmas.
Ventanilla Única Digital a través del Portal de Gobierno Institucional
Folio electrónico
Realiza servicios de atención ciudadana a través del ChatBot en whatsapp
Tablero de gestión
Panel de control que permite visualizar la atención y seguimiento
Expediente electrónico
Conformación del expediente y registros asociados a un trámite o solicitud
Beneficios
- Reducción en tiempos de búsqueda y acceso a documentos, facilitando la toma de decisiones y la eficiencia en los procesos.
- Disminución en el uso de papel y en los costos asociados al almacenamiento físico.
- Seguimiento detallado del ciclo de vida de los documentos, asegurando trazabilidad y control.
- Protección de la información sensible mediante permisos y sistemas de encriptación.
- Almacenamiento conforme a los requisitos legales y normativos aplicables, minimizando riesgos legales y regulatorios.
- Automatización de los flujos de trabajo.
Panel de administración
- Panel de Administración para la Gestión y seguimiento de documentos.
- Autenticación y registro Seguro
- Analítica de datos y reportes
- Uso de la firma electrónica avanzada
- Gestión de Flujos de Trabajo
¿Que incluye?
- Consultoría y configuración de la ventanilla única digital, trámites y servicios.
- Construcción del catálogo de trámites y servicios
- Acceso a la infraestructura basada en la nube
- Actualizaciones de mejoras a las herramientas de software y Portal web
- Soporte técnico continuo
- Acompañamiento constante desde la configuración y durante la operación del proyecto
